圖們市公共資源交易中心

檔案管理查詢制度

一、公共資源交易檔案是指各類公共資源交易活動過程中形成的，能真實反映招標活動內(nèi)容的各種文件資料。各種文件具體包括具有保存價值的紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、光盤等。

二、公共資源交易檔案實行現(xiàn)時接收制度。每個項目開標結(jié)束后，檔案管理人員要及時督促招標代理機構(gòu)按時報送檔案資料，并做好檔案交接手續(xù)。

三、招、投標應(yīng)明確專人負責(zé)接收招標代理機構(gòu)報送的檔案，認真做好檔案的檢查核對工作，及時登記檔案臺帳，并對招標代理機構(gòu)報送檔案的及時性和完整性進行考核。

四、歸檔的資料應(yīng)字跡清楚、圖表整潔，需要單位或個人簽章的，其簽章手續(xù)應(yīng)完備，并應(yīng)采用碳素墨水、藍黑墨水等耐久性強的材料書寫。所有歸檔的文件材料統(tǒng)一使用檔案盒裝訂。

五、對招標代理機構(gòu)不按本文件規(guī)定進行公共資源交易檔案收集、編制、報送的，列入檔案不良記錄。對于招標人、招標代理違規(guī)撤換、偽造、隱匿或者銷毀招標投標檔案資料的，要依照相關(guān)法律、法規(guī)進行查處。

六、應(yīng)做好檔案保存工作，遵守檔案安全管理規(guī)定，按照文書檔案保管期限要求，招標投標檔案保管期限不得少于15年。

七、查閱人申請查閱招標投標檔案，應(yīng)符合下列條件：查閱人是國家機關(guān)、合法的法人組織或社會團體；應(yīng)具有合理的、明確的查閱訴求；所查檔案資料已在公共資源交易中心歸檔。自然人不得成為查閱人。

紀檢監(jiān)察、公安、檢察、法院、審計等國家機關(guān)或本單位人員因工作需要查閱檔案的，檔案管理人員應(yīng)積極配合，并及時辦理審批、登記手續(xù)。

八、查閱申請人憑單位介紹信和個人有效證件，向公共資源交易中心檔案管理人員提出申請，檔案管理人員核對查閱申請人單位和身份信息后，視情況決定是否予以受理。一般情況下，檔案管理人員可以告知查閱申請人向招標代理機構(gòu)查閱相關(guān)檔案資料，招標代理機構(gòu)應(yīng)予以配合。

九、檔案管理人員決定受理查閱事項后，應(yīng)填寫《圖們市公共資源交易中心招標投標檔案查閱申請登記表》，經(jīng)審批后辦理查閱手續(xù)。

十、現(xiàn)場查閱應(yīng)在閱覽室查看，查閱人不得私自進入檔案室，內(nèi)容僅限于查閱申請人所提出的查閱訴求。不得擅自帶出檔案和泄露檔案內(nèi)容，不得擅自抄錄、復(fù)制、照相、攝像，不得與無關(guān)人員交換閱覽，嚴禁涂改、清洗、消磁、圈劃、折疊、剪裁和拆卷，摘錄的草稿和廢紙應(yīng)收回統(tǒng)一處理。檔案管理人員妥善做好檔案保密工作，不得向查閱申請人泄露與申請查閱內(nèi)容無關(guān)的信息。由于特殊情況需要借閱檔案的，檔案借閱時間最長一般不應(yīng)超過15天，超過15天的應(yīng)辦理延期借閱手續(xù)。

十一、檔案管理人員不得隨意向檔案查閱人出具與所查檔案資料有關(guān)的證明手續(xù)。特殊情況需要出具證明或?qū)Σ殚唭?nèi)容加蓋本單位公章的，須報請中心領(lǐng)導(dǎo)審批。

十二、檔案管理人員是公共資源交易檔案管理的第一責(zé)任人，負責(zé)招標投標檔案的查閱和借閱管理，依據(jù)相關(guān)法律、法規(guī)和文件規(guī)定嚴格規(guī)范做好檔案資料查閱和借閱的管理、咨詢，建立檔案查閱（借閱）臺帳。檔案管理人員在辦理查閱審批手續(xù)時，應(yīng)注明辦理的相關(guān)依據(jù)備查。

十三、相關(guān)工作人員未執(zhí)行本制度要求，工作出現(xiàn)差錯，造成不良影響的，按照績效管理相關(guān)規(guī)定記入績效檔案，情節(jié)嚴重的按相關(guān)規(guī)定嚴肅處理。